10 errores comunes que cometemos al gestionar nuestro tiempo y cómo solucionarlos

¿Eres una de esas personas ocupadas que a menudo tienen que trabajar hasta tarde para cumplir con sus plazos?

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Reloj
Foto: Unsplash

La mayoría de nosotros somos conscientes de que podríamos administrar mejor nuestro tiempo, pero puede ser difícil identificar los errores que cometemos en esta área, y aún más difícil saber cómo evitarlos, o al menos, mejorar la situación.

Sin embargo, cuando administramos bien nuestro tiempo, nos volvemos particularmente productivos y nuestros niveles de estrés disminuyen. Así podemos dedicar este precioso tiempo a proyectos interesantes, que aportan un valor añadido a nuestra organización y que pueden marcar una diferencia real en el desarrollo de nuestra carrera.

No obstante, a lo largo de esta nota, abordaremos 10 errores comunes de administración de tiempo y así, identificar qué estrategias y consejos te pueden ayudar para superarlos.

No hay lista de tareas pendientes

Algunas personas piensan que las listas de tareas pendientes son sólo factores estresantes adicionales, especialmente cuando tienen la molesta tendencia de alargarse en lugar de disminuir.

Quizás este sea el caso en tu vida personal, pero te puedo asegurar que en el ámbito profesional, las “listas de tareas pendientes” son fundamentales y, si ya tienes uno en tu escritorio, también existe la posibilidad de que no lo estés usando de manera efectiva.

El primer truco para utilizar eficazmente las “listas de tareas pendientes” es priorizar las tareas, codificándolas con letras o números. Por ejemplo, “A” identificará elementos de alta prioridad y “F” identificará elementos de muy baja prioridad.

El segundo truco consiste en dividir las tareas de cierto tamaño o complejidad en tareas más pequeñas, específicas y procesables.

No establecer metas personales

¿Sabes dónde te gustaría estar en seis meses? ¿Y el año que viene a la misma hora, o incluso en 10 años? Si no es así, ¡es hora de establecer algunas metas personales!

Este enfoque individual es fundamental para gestionar bien tu tiempo, porque los objetivos te dan tanto un destino como una visión por la qué luchar y trabajar. Sólo cuando sepas dónde quieres ir podrá gestionar tus prioridades, tu tiempo y tus recursos.

Los objetivos también te ayudan a determinar en qué vale la pena dedicar tu tiempo, a diferencia de cualquier otra cosa que te desvíe del camino.

Una técnica bien conocida para ayudar con esto es la de los objetivos e indicadores SMART, que se pueden utilizar para muchas aplicaciones personales o profesionales. Utiliza esta técnica para aprender a establecer metas personales claras para mantenerte motivado hasta el final.

No priorizar tareas

Tu jefe te dice que hay una emergencia y que se debe de tratar de inmediato y sin que te des cuenta, esta interrupción te hizo perder el hilo de tu reflejo y tareas diarias. A veces es difícil saber cómo establecer prioridades, especialmente cuando se enfrenta a un flujo constante de las llamadas tareas urgentes.

Sin embargo, aprender a priorizar las tareas de manera efectiva es esencial si deseas administrar mejor tu tiempo. Existen varias herramientas que te pueden ayudar como: la matriz Einsenhower, la técnica Pomodoro, la Matriz de prioridades de acción, Outlook, el diagrama de Gantt, el crono análisis, etc.

Determinar si una tarea tiene un alto rendimiento y una alta prioridad, o si tiene un valor bajo y es un trabajo de “llenado” en su horario, mejor los priorizará y, por lo tanto, administrará mejor su tiempo.

No sabes manejar las distracciones

¿Sabías que algunos de nosotros perdemos dos horas al día (o incluso más) todos los días debido a los disturbios que nos rodean? Ya sean correos electrónicos, chats en línea, compañeros de trabajo en pánico, llamadas telefónicas, navegar por Internet o las redes sociales, las distracciones nos alejan de nuestras metas.

Nos impiden llegar al estado en el que trabajamos de manera eficiente y fluida porque estamos 100% comprometidos con una tarea. Si deseas tomar el control del día, es esencial saber cómo minimizar todas estas distracciones y lidiar con las interrupciones de manera efectiva.

Por ejemplo, apaga la mensajería instantánea cuando necesites concentrarte y hazle saber a la gente que no estarás disponible por un período de tiempo, especialmente si te molestan con demasiada frecuencia y están acostumbrados a que respondas de inmediato.

Procrastinar

La procrastinación es postergar las tareas en las que deberías concentrarte en este momento. Cuando pospones las cosas te sientes culpable por no haber comenzado, luego llegas a temer la tarea pospuesta y, en última instancia, te lleva a actuar apresuradamente porque inevitablemente el tiempo te alcanza.

Una estrategia útil para superar la procrastinación es decirte a ti mismo que sólo trabajarás en esta tarea durante un período de tiempo determinado, por ejemplo, 10 minutos.

De hecho, los procrastinadores a menudo piensan que comenzar algo los obliga a hacerlo todo de una vez de principio a fin. Es esta gran expectativa lo que los hace sentir abrumados y ansiosos. Así que, en cambio, tómate un poco de tiempo para comenzar tu tarea.

Te excedes

Esto suele pasarles a las personas a las que les cuesta dar un “no” de respuesta, si este es tu caso, probablemente tengas muchos compromisos y proyectos en tu lista de tareas pendientes para implementar que realmente no te pertenecen. Esta sobrecarga da como resultado un rendimiento deficiente y/o estrés, y/o moral más baja.

Otra posibilidad: puede ser lo que se llama un “micro administrador”. Ya sabes, el que insiste en controlar todo o en hacer el trabajo él mismo, porque no confía en que nadie más lo haga bien. Evidentemente, esta actitud no sólo concierne a los gerentes, sino a todos.

De cualquier manera, hacer demasiado es un mal uso de tu tiempo y puede lastimarte si conduces a un trabajo de mala calidad.

Hiperactividad

A algunas personas les encanta estar ocupadas sin parar. Cumplir con los plazos en el último momento, correos electrónicos interminables, montones de archivos para tratar en el escritorio, la carrera frenética hacia la próxima reunión, etc.

El problema es que la “adicción a la hiperactividad” rara vez significa que eres eficaz y, de manera insidiosa, puede provocar estrés crónico. En su lugar, intenta reducir la velocidad y aprender a administrar mejor tu tiempo.

Multitarea 24/7

¿Sueles escribir correos electrónicos mientras hablas por teléfono con tus clientes? Ser efectivo no es ser eficiente. Ciertamente, un vendedor que visita 20 prospectos por día es más eficiente que otro que ve 10, pero si el primero convierte a 3 prospectos de los 20 visitados y el segundo convierte a 4 de los 10, ¿quién crees que es el más eficiente?

Entonces, aunque sientas que estás optimizando tu tiempo al ser “multitarea”, la realidad es que toma un promedio de 20 a 40% más de tiempo completar tu “lista de tareas pendientes” que si las hubiera realizado secuencialmente.

Además, podría decirse que tienes menos éxito en estas dos tareas: tus correos electrónicos están plagados de errores y los clientes se sienten frustrados por la falta de atención por teléfono.

Lo mejor que puedes hacer, es olvidarte de la multitarea y concentrarte en una tarea a la vez. Por lo tanto, producirás un trabajo de mejor calidad.

No tomas descansos

Algunos logran trabajar de 8 a 10 horas seguidas, especialmente para cumplir con un plazo, pero incluso si no eres consciente de ello, es imposible concentrarse y producir un trabajo de calidad sin darle tiempo a tu cerebro para descansar y recargarse.

Así que no consideres los descansos como una pérdida de tiempo que te harán llegar tarde. De hecho, son un tiempo de inactividad valioso, que a la vez te permitirán pensar de manera creativa y trabajar de manera efectiva y eficiente.

Si te es muy difícil porque sientes culpa, programa descansos para ti en el calendario o una alarma para recordártelo: sal a caminar, toma agua, una taza de café o té, platica con tus compañeros o incluso, puedes meditar en tu escritorio.

Los expertos recomiendan tomar un descanso de cinco minutos cada una o dos horas y asegúrate de tener suficiente tiempo para el almuerzo.

No planificas las tareas de manera efectiva

Todos tenemos diferentes crono-ritmos, que son diferentes momentos del día en los que nos sentimos más productivos y con más energía. Puedes hacer el mejor uso de tu tiempo programando tareas de alto valor agregado o que consuman energía durante sus horas “pico” y tareas que requieran menos energía.

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